PERSONDATAREGLER FOR BOGBINDERSKOLEN RINGE
Foreningen er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler i vores forening. Derfor har vi vedtaget disse regler for, hvordan vi som dataansvarlig skal behandle dine personoplysninger:
Indsamling af oplysninger
Vi beder kun om de oplysninger vi skal, og som vi behøver for at drive vores forenings arbejde. Vi sletter dine oplysninger, når vi ikke skal bruge dem længere.
Kursister og deltagere
De oplysninger vi beder deltagere og kursister om, er:
a. Kontaktoplysninger; navn, adresse, e-mail, telefonnummer, fødselsdato.
b. Oplysninger som kan bruges i forbindelse med betaling for din deltagelse i vores kurser eller aktiviteter.
c. Kontaktoplysninger på pårørende vi kan kontakte, hvis der bliver brug for det.
d. Vi beder særskilt om dit samtykke til at behandle og opbevare en eventuel handicaperklæring, som du har udfyldt, hvis du er handicappet i forhold til det emne, der undervises i.
e. Vi beder særskilt om dit samtykke til at behandle og opbevare dit cpr. nummer, hvis du er borger i en anden kommune end foreningens hjemkommune, eller hvis vores hjemkommune kræver cpr-nummer i forbindelse med særlige tilskud til f.eks. arbejdsløse, pensionister, efterlønnere, osv. Samtykke erklæringer opbevares til de ikke længere er relevante. Bogføringsbilag skal bevares i 5 år ifølge bogføringsloven, dvs. senest efter 5 år slettes alle samtykkeerklæringer. Vi kan blive bedt om at oplyse deltageres oplysninger i forbindelse med aktiviteter, typisk i forbindelse med besøg hos institutioner som kræver det.
Ansatte
De oplysninger vi beder ansatte i foreningen om, er:
a. Kontaktoplysninger som navn, adresse, e-mail, telefonnummer.
b. Kontaktoplysninger på pårørende vi kan kontakte, hvis der bliver brug for det.
c. CPR nummer og bankoplysninger til brug for lønudbetaling.
Medlemmer
De oplysninger vi beder medlemmer af foreningen om, er:
a. Kontaktoplysninger som navn, adresse, e-mail, telefonnummer.
b. Oplysninger der er relevante for deltagelse i f.eks. social arrangementer (f.eks. om allergier)
Databehandling og dataopbevaring
Databehandling
Foreningen benytter eksterne databehandlere til disse formål:
Hosting af hjemmeside
Lønbehandling
Sikkerhed
Persondata opbevares enten elektronisk eller fysisk af enten kasserer eller formand/skoleleder. Andre personer har ikke adgang til persondata i foreningen.
Ved elektronisk opbevaring er oplysningerne beskyttet ved anvendelse af personlige passwords, virusbeskyttelse, firewall.
Persondata opbevaret fysisk på papir opbevares på kasserer/formands bopæl eller i aflåst skab i foreningslokalet.
I tilfælde af databrud, dvs. at persondata bliver stjålet, slipper ud ved et uheld, kommer til uvedkommendes kendskab eller lignende, skal følgende ske:
Personer, hvis data er sluppet ud, skal underrettes. Eventuelt underretning af relevante myndigheder og hovedorganisationer.
I tilfælde af alvorlige brud, skal Datatilsynet underrettes.
Foreningens IT-sikkerhedspolitik og –procedurer gennemgås, for at lokalisere svagheder eller behov for ændringer.
Opbevaring
Vi kan opbevare oplysninger af disse hensyn:
- Hvis det kræves af os af myndigheder, f.eks. til statistik som vi forpligtet til at oplyse.
- Hvis oplysningerne har historisk værdi.
Vi videregiver ikke dine oplysninger til firmaer, webportaler eller lignende til markedsføring, uden dit udtrykkelige samtykke.
Vi vil altid spørge om tilladelse hvis vi eller andre vil tage fotos i forbindelse med vores kurser, aktiviteter eller arrangementer. Hvis du ikke ønsker at medvirke på fotos vil vi naturligvis respektere det.
Dine rettigheder
Du har en række rettigheder, når vi behandler dine personoplysninger:
- Du har ret til at blive oplyst om formålet med vores behandling af dine data.
- Du har ret til at få oplyst hvilke data vi om dig.
- Du har ret til at få berettiget oplysninger om dig, der er forkerte.
- Du har ret til at få slettet de oplysninger vi har om dig.